L’objectif principal de ce document est de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données mis en œuvre par Phosforea (ci-après « Phosforea » ou « nous ») pour vous permettre de comprendre dans quelles conditions vos données sont traitées
Dans un souci de loyauté et de transparence, nous prenons soin d’informer de chaque traitement que nous mettons en œuvre par des mentions d’information.
Les données à caractère personnel sont collectées loyalement. Aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées
Lorsque nous sommes amenés à traiter des données, nous le faisons pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite
Pour chacun des traitements mis en œuvre, nous nous engageons à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Nous veillons à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous sont présentées ci-après, nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :
Le caractère obligatoire ou facultatif des données à caractère à renseigner est signalé lors de la collecte. Si vous refusez de fournir les données obligatoires, Phosforea ne sera pas en mesure de vous fournir les services souhaités.
En outre, vous pouvez être amené à nous communiquer les données à caractère personnel d’un tiers, en particulier si vous avez la qualité de client ou d’administrateur. Dans ce cadre, nous vous rappelons que vous êtes tenu d’informer cette personne de la communication et du traitement de ses données à caractère personnel par Phosforea et de lui communiquer la présente politique.
Par ailleurs, les utilisateurs du site et des plateformes peuvent se voir associer, par les appareils, applications, outils et protocoles qu'ils utilisent, des identifiants en ligne tels que des adresses IP, des témoins de connexion (« cookies ») ou d'autres identifiants de connexion. Ces identifiants peuvent laisser des traces qui, notamment lorsqu'elles sont combinées aux identifiants uniques et à d'autres informations reçues par les serveurs, peuvent servir à créer des profils de personnes physiques et à identifier ces personnes. Pour de plus amples informations sur les cookies utilisés par Phosforea, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des cookies .
Les traitements mis en œuvre par Phosforea ont les finalités et bases juridiques suivantes :
| N° | FINALITE | SOUS-FINALITE | BASE JURIDIQUE |
|---|---|---|---|
| 1. | Gestion de la relation prospect | Gestion de la prise de contact pour un essai gratuit | Consentement (4) |
| 2. | Gestion de la relation client | Gestion de la création d’un espace administrateur ou utilisateur | Exécution des mesures pré-contractuelles prises à votre demande et/ou exécution d’un contrat |
| Gestion du contrat | Exécution d’un contrat | ||
| Gestion des commandes et de la facturation | Exécution d’un contrat | ||
| Gestion du service clients (5) | Exécution d’un contrat | ||
| Gestion d’un précontentieux ou d’un contentieux relatif ou non au contrat | Gestion d’un précontentieux ou d’un contentieux relatif ou non au contrat Intérêt légitime de Phosforea pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat (6) | ||
| Gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées | Respect de nos obligations légales et réglementaires | ||
| Gestion de la comptabilité | Respect d’une obligation légale | ||
| 3. | Amélioration de la plateforme et/ou de l’offre Phosforea | Dépôt, lecture et analyse des cookies d’audience | Respect d’une obligation légale |
| 4. | Bon fonctionnement du site et des plateformes | Dépôt et lecture de cookies non soumis à l’obtention de votre consentement | Intérêt légitime de Phosforea |
| 5. | Gestion des demandes des autorités ou juridiction compétentes | Communication des données demandées | Respect d’une obligation légale |
Sont destinataires de vos données :
Nous veillons à ce que, parmi ces destinataires, seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Phosforea applique une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
Nous sommes susceptibles de transférer des données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne dans le cadre des outils informatiques que nous utilisons pour nos activités
Ces transferts ne peuvent être réalisés qu’après que Phosforea ait pris les mesures pour les sécuriser, en veillant par exemple à la conclusion des clauses contractuelles types définies par la Commission européenne afin d’encadrer les flux transfrontières qui en résultent.
Nous faisons en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :
| N° | FINALITE | SOUS-FINALITE | DUREE DE CONSERVATION |
|---|---|---|---|
| 1. | Gestion de la relation prospect | Gestion de la prise de contact pour un essai gratuit | Les données sont conservées pendant un délai de 10 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect |
| 2. | Gestion de la relation client | Gestion de la création d’un espace administrateur ou utilisateur | Vos données sont conservées jusqu’à la suppression de votre compte.Suivant la suppression de votre compte , seules les données nécessaires à des finalités précontentieuses ou contentieuses sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale – étant précisé que le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de 5 ans. |
| Gestion du contrat |
Vos données sont conservées jusqu’au terme du contrat. Ensuite, les données sont archivées sur le serveur Phosforea jusqu’au 31 décembre de l’année N+1 suivant la fin du contrat, date à laquelle Phosforea procède à la suppression définitive des données. Au-delà de ce délai, seules les données nécessaires à des finalités précontentieuses ou contentieuses sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale – étant précisé que le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de 5 ans |
||
| Gestion des commandes et de la facturation |
Vos données sont conservées jusqu’au traitement complet de votre commande. Ensuite, seules les données nécessaires à des finalités précontentieuses ou contentieuses sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale – étant précisé que le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de 5 ans. |
||
| Gestion du service clients (5) |
Vos données sont conservées jusqu’au traitement complet de votre demande / réclamation / plainte. Ensuite, seules les données nécessaires à des finalités précontentieuses ou contentieuses sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale – étant précisé que le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de 5 ans. |
||
| Gestion d’un précontentieux ou d’un contentieux relatif ou non au contrat |
Le cas échéant, vos données sont conservées pendant la durée du précontentieux ou du contentieux. S’il s’agit d’un précontentieux, les données sont ensuite archivées jusqu’au règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante. S’il s’agit d’un contentieux, les données sont archivées jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue |
||
| Gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées |
Vos données sont conservées jusqu’au traitement complet de votre demande. Ensuite, seules les données nécessaires à démontrer que Phosforea a répondu à ses obligations légales et réglementaires sont archivées pendant 1 ou 6 ans, en fonction du droit exercé |
||
| Gestion de la comptabilité | Les données comptables et les documents commerciaux (factures, bons de commande, correspondances commerciales, etc.) peuvent être archivés jusqu’à 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable | ||
| 3. | Amélioration de la plateforme et/ou de l’offre Phosforea | Dépôt, lecture et analyse des cookies d’audience aux fins d’établissement de statistique relatives à votre utilisation de notre site et de l’une et/ou l’autre de nos plateformes |
Les traceurs/cookies d’audience et les données collectées par ceux-ci sont conservés pendant 13 mois à compter du recueil de votre consentement. La durée de conservation de vos choix (consentement ou refus des cookies) est de 6 mois à compter du recueil de votre consentement |
| 4. | Bon fonctionnement du site et des plateformes | Dépôt et lecture de cookies non soumis à l’obtention de votre consentement | Les traceurs/cookies et les données collectées par ceux-ci sont conservés pendant 13 mois à compter de leur dépôt |
| 5. | Gestion des demandes des autorités ou juridiction compétentes | Communication des données demandées | Les données ne sont conservées que pour la durée nécessaire au traitement de la demande de l’autorité ou de la juridiction compétente. |
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ContáctenosNous accordons une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.
Il a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données à caractère personnel, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés
Phosforea choisit ses sous-traitants et prestataires avec soin et leur impose :
Lorsque nous avons recourt à un prestataire, nous ne lui communiquons des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données à caractère personnel par ces derniers, en conformité avec la réglementation sur la protection des données à caractère personnel.
Lors de l’utilisation du site, de la plateforme, de l’espace dédié et des services, des cookies ou témoins de connexion ou autres traceurs sont susceptibles d’être installés dans le terminal de l’administrateur ou de l’utilisateur.
L’ensemble des informations concernant les cookies susceptibles d’être déposés lors d’une telle utilisation est détaillé dans la politique de gestion des cookies de Phosforea, accessible sur son site internet à l’adresse suivante :
https://www.phosforea.com/legale/gestion-cookieset depuis le pied de page de chacune des pages de son site ou de sa plateforme.
Phosforea est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de des données à caractère personnel qu’il met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données à caractère personnel sont traitées.
L’utilisateur s’engage à n’utiliser les services du site ainsi que l’ensemble des informations auxquelles il pourra avoir accès que pour des raisons personnelles et dans un but conforme à l’ordre public, aux bonnes mœurs et aux droits des tiers.
Il s’engage à ne pas perturber l’usage que pourraient faire les autres utilisateurs du site, de ne pas accéder aux comptes d’utilisateurs tiers et de ne pas accéder à des parties du site dont l’accès est réservé.
A ce titre, vous avez la confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
Vous pouvez nous demander à ce que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans les cas prévus par la législation et la réglementation, en ce compris lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.
Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, Phosforea ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si Phosforea est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Le droit à la limitation complète les autres droits dont vous disposez. Ce droit signifie que le traitement des données vous concernant auquel nous procédons est limité, de sorte que nous pouvons conserver ces données, mais nous ne pouvons pas les utiliser, ni les traiter d’une quelconque autre manière.
Ce droit s’applique dans des circonstances particulières, à savoir :
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf. art. 5 « Les finalités et les bases juridiques de nos traitements de données » ci-dessus).
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.
Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Phosforea.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français, et ce, sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concernent que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous disposez également, lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif, du droit de définir des directives générales aux mêmes fins.
Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante :
dpo@phosforea.com
ou par courrier postal envoyé à l’adresse suivante :
209 rue Jean Bart
31670 LABEGE
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.
Date de mise à jour de la présente politique de confidentialité : 1er aout 2022.